ความหมายของการบัญชี

เราสามารถสรุปขั้นตอนของการบัญชีได้ ดังนี้
1. การเก็บรวมรวม (Gathering) ข้อมูลทางการเงิน หรือที่เรียกว่ารายการค้า (Transaction) ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน
2. การจดบันทึก (Recording) รายการค้า ที่เกิดขึ้นในแต่ละวันลงในสมุดบัญชีขั้นต้น
3. การจำแนก (Classifying) รายการค้าที่บันทึกในสมุดบัญชีขั้นต้น ออกเป็นหมวดหมู่ในสมุดบัญชีขั้นปลาย
4. การสรุปผล (Summarizing) รายการค้าที่เกิดขึ้น และจำแนกแล้วในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ เพื่อทราบถึงผลการดำเนินงาน
และฐานะทางการเงินของกิจการ โดยผลการสรุปจะถูกแสดงออกมาในรูปของงบการเงิน
5. การวิเคราะห์และแปลความหมาย (Analysis and Interpreting) ข้อมูลทางการบัญชีที่ได้รับจากการสรุปผล
ซึ่งขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนของการนำข้อมูลทางการบัญชีไปใช้ในการตัดสินใจ

นอกจากคำว่า การบัญชี (Accounting) แล้วยังมีคำอีกคำหนึ่งซึ่งมักมีการเข้าใจผิดว่าเป็นคำคำเดียวกันนั่นคือคำว่า
การ รับทำบัญชี (Book keeping) ซึ่งแท้ที่จริงแล้วไม่ใช่คำเดียวกันแต่มีความใกล้เคียงกัน โดยการทำบัญชีเป็น
เพียงส่วนหนึ่งของการบัญชีเท่านั้น โดย การรับทำบัญชี เป็นเพียงการจดบันทึกรายการลงในสมุดบัญชี จำแนกรายการบัญชี
และสรุปรายการบัญชีโดยจัดทำงบการเงินเท่านั้น ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการบันทึกรายการทั้งหมดนี้เราเรียกว่า
ผู้ทำบัญชี (Book keeper) แต่การบัญชีเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องตั้งแต่การออกแบบระบบบัญชี การวางรูปบัญชี การบันทึกบัญชี
การรายงานทางบัญชี การวิเคราะห์ข้อมูลทางการบัญชี และการสอบบัญชี โดยผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบงานทั้งหมดดังกล่าวนี้

เราเรียกว่า นักบัญชี (Accountant)

สมการบัญชี                                                    
จากงบดุล ยอดรวมของสินทรัพย์ จะเท่ากับยอดรวมของหนี้สินและส่วนของเจ้าของเสมอ ไม่ว่ากิจการจะมี
รายการค้าเกิดขึ้นหรือเปลี่ยนแปลงไปในรูปแบบใดก็ตาม เมื่อพิจารณาทางด้านสินทรัพย์จะเป็นการแสดงถึง
สิ่งที่กิจการเป็นเจ้าของส่วนทางด้านหนี้สินและส่วนของเจ้าของจะเป็นการแสดงถึงแหล่งที่มาของเงินลงทุน
ของกิจการว่ามาจากเจ้าหนี้และเจ้าของกิจการเป็นจำนวนเท่าใดในแต่ละกลุ่ม ดังนั้นสินทธิเรียกร้องของเจ้าหนี้รวม
กับสิทธิเรียกร้องของส่วนเจ้าของ จึงเท่ากับสินทรัพย์ทั้งหมดของกิจการ ซึ่งแสดงออกมาเป็น สมการบัญชี
(Accounting equation) หรือสมการงบดุล ได้ดังนี้
สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ
(Assets) (Liabilities) (Owers’ equity)
รายการค้า คือ เหตุการณ์ทางการเงินที่มีผลทำให้การดำเนินงานของกิจการและก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง
ในสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ วงจรบัญชี คือ ลำดับขั้นตอนในการลงบัญชี โดยเริ่มต้นจากรายการค้า
นำไปวิเคราะห์ จดบันทึกในสมุดขั้นต้น จัดให้เป็นหมวดหมู่ โดยผ่านไปยังบัญชีแยกประเภท
แล้วนำมาสรุปผลในรูปของรายงานทางการเงินบัญชีแยกประเภท ได้แก่
บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้และค่าใช้จ่าย มี 2 แบบ
คือ แบบตัว T และแบบแสดงยอดคงเหลือ
หมวดบัญชี บันทึกเพิ่ม บันทึกลด
สินทรัพย์ ด้านเดบิต ด้านเครดิต
หนี้สิน ด้านเครดิต ด้านเดบิต
ส่วนของเจ้าของ ด้านเครดิต ด้านเดบิต
รายได้ ด้านเครดิต ด้านเดบิต
ค่าใช้จ่าย ด้านเดบิต ด้านเครดิต
หลักบัญชีคู่ การบันทึกบัญชีใช้หลัก “ทุกๆ เดบิต จะต้องบันทึกเท่ากับในทุกๆ เครดิต บัญชีแยกประเภท
จะต้องนำมาจัดให้เป็นหมวดหมู่ โดยเรียงจาก สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้และค่าใช้จ่าย
โดยให้นำหมายเลขมากำกับ เรียกว่า ผังบัญชีคำศัพท์ทางบัญชีเบี้องต้น
สินทรัพย์ 
หมายถึง สิ่งที่มีตัวตนหรือไม่มีตัวตนอันมีมูลค่า ซึ่งบุคคลหรือกิจการดเป็นเจ้าของหรือสามารถถือเอกประโยชน์
ได้จากกรรมสิทธิ์ในสังหาริมทรัพย์ อสังหาริททรัพย์ สินธิ์เรียกร้อง มูลค่าที่ได้มา รายจ่ายที่ก่อให้เกิดสิทธิ์
และรายจ่ายของงวดบัญชีถัดไปจากความหมายดังกล่าว สินทรัพย์ในทางบัญชีมีหลายลักษณะดังนี้
-สินทรัพย์ที่เป็นตัวเงินหรือเทียงเท่าเงิน เช่น เงินสด และตั๋วเงินรับต่าง ๆ
-สินทรัพย์ที่เป็นสิทธิเรียกร้อง เช่น ลูกหนี้
-สินทรัพย์ที่มีตัวตน เช่น ที่ดิน อาคาร รถยนต์
-สินทรัพย์ที่ไม่มีตัวตน เช่น สิทธิบัตร ลิขสิทธิ์ สัมปทาน
-รายจ่ายที่จ่ายไปแล้วจะให้ประโยชน์ต่องวดบัญชีถัดไป ได้แก่ ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าประเภทต่าง ๆ
ส่วนของเจ้าของ หมายถึง ทุนที่เจ้าของกิจการนำมาลงทุนเป็นเงินสดหรือสินทรัพย์อื่นรวมทั้งกำไรสุทธิ
ที่ยังมิได้แบ่งให้แก่ส่วนของเจ้าของกิจการด้วย ส่วนจองเจ้าของจะมีคนเดียวหรือหลายคนก็ได้ขึ้นอยู่กับ
ประเภทของธุรกิจ ส่วนของเจ้าของกิจการแบ่งได้เป็น 3 ประเภท ดังนี้

• กิจการเจ้าของคนเดียว ส่วนของเจ้าของกิจการประกอบด้วยบัญชีทุน กำไรหรือขาดทุนสุทธิ
  และถอนใช้ส่วนตัว
• ห้างหุ้นส่วน ส่วนของเจ้าของกิจการเรียกว่า ส่วนของผู้เป็นหุ้นส่วน (Partners’ equity)
  เป็นผลรวมของทุนของผู้เป็นหุ้นส่วนทุกคน ซึ่งทุนของผู้เป็นหุ้นส่วนแต่ละคนนั้นประกอบ
  ด้วยผลรวมของเงินลงทุน เงินถอนทุนและส่วนแบ่งผลกำไรและขาดทุนสุทธิบริษัทจำกัด
  ส่วนของเจ้าของกิจการเรียนกว่า ส่วนของผู้ถือหุ้น (Shareholders’ equity)
  เป็นผลรวมของทุนจดทะเบียนตามกฎหมายของบริษัทที่แสดงอยู่ในรูปชนิดของหุ้น
  จำนวนและมูลค่าหุ้น ส่วนเกินมูลค่าหุ้นหรือส่วนต่ำกว่ามูลค่าหุ้นและกำไรสะสม

ค่าใช้จ่ายหมายถึง ต้นทุนส่วนที่หักออกจากรายได้ในรอบระยะเวลาที่ดำเนินการงานหนึ่ง
ค่าใช้จ่ายสามารถแบ่งได้เป็น 3 ประเภท ดังนี้ต้นทุนขาย (Cost of sales)
หมายถึง ต้นทุนของสินค้าที่ขายหรือบริการที่ให้ กล่าวคือในกิจการซื้อเพื่อขาย
ต้นทุนของสินค้าที่ขายจะรวมราคาซื้อและค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่จำเป็น เพื่อให้สินค้าอยู่
ในสภาพพร้อมที่จะขาย ส่วนในกิจการผลิตเพื่อขายต้นทุนของสินค้าที่ขายคือ
ต้นทุนการผลิตของสินค้านั้น ซึ่งประกอบด้วย ค่าวัตถุดิบ ค่าแรงงานและโสหุ้ยการผลิต

ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน (Operating expenses)
หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นอันเองมาจากการขายสินค้าหรือบริการ และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น
เนื่องจากการบริหารกิจการอันเป็นส่วนรวมของการดำเนินงาน
ค่าใช้จ่ายอื่น (Other expenses) หมายถึง ค่าใช้จ่ายนอกเหนือจากที่จัดเข้าเป็นต้นทุนขาย
และค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน เช่นดอกเบี้ยจ่าย ภาษีเงินได้
ค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจขายสินค้า จะประกอบด้วย ต้นทุนขาย ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
และค่าใช้จ่ายอื่น สำหรับธุรกิจขายบริการค่าใช้จ่ายจะประกอบไปด้วยค่าใช้จ่ายใน
การดำเนินงานและค่าใช้จ่ายอื่นเท่านั้น

งบการเงิน
เป็นรายงานทางการเงินที่นำเสนอข้อมูลเพื่อแสดงฐานะการเงิน ผลการดำเนินงาน และกระแสเงินสด
ของกิจการโดยถูกต้องตามที่ควรในแต่ละงวดบัญชีใดบัญชีหนึ่ง หรือระหว่างงวดบัญชีก็ได้งบการเงิน
จะแสดงข้อมูลโดยถูกต้องตามที่ควรก็ต่อเมื่อ
กิจการได้ปฏิบัติตามมาตรฐานการบัญชีอย่างเหมาะสม รวมทั้งการเปิดเผยข้อมูล
เพิ่มเติมเมื่อจำเป็น งบการเงินดังกล่าวจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้งบการเงินในการตัดสินใจ
เชิงเศรษฐกิจ และสามารถแสดงถึงผลการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหาร ซึ่งได้รับความ
ไว้วางใจให้ดูแลทรัพยากรของกิจการ งบการเงินต้องจัดทำอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง
และจะต้องนำเสนอข้อมูลดังต่อไปนี้ คือ สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้
ค่าใช้จ่าย และกระแสเงินสด
ส่วนประกอบของงบการเงินที่สมบูรณ์ ประกอบด้วย
งบดุล (Balance sheet) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นเพื่อแสดงฐานะการเงินของกิจการ ณ
วันใดวันหนึ่งว่ามีสินทรัพย์และหนี้สินประเภทอะไรเป็นมูลค่าเท่าใด และมีเงินทุนเป็นเท่าใด
งบกำไรขาดทุน (Income Statement) เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นเพื่อแสดงผลการดำเนินงาน
ของกิจการในระหว่างงวดบัญชี หรือสิ้นงวดบัญชีใดบัญชีหนึ่ง
งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ (Statement of changes in owners’ equity)
หมายถึง รายงานที่จัดทำขึ้นเพื่อแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ
งบกระแสเงินสด (Cash Flow Statement) เป็นรายงานที่แสดงถึงการได้มาและใช้ไปของเงินสด
และรายการเทียบเท่าเงินสด
หมายเหตุประกอบงบการเงิน (Note of Financial Statement) ประกอบด้วยการอธิบาย
และการวิเคราะห์รายละเอียดของจำนวนเงินที่แสดงในงบดุล งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด
และงบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ โดยแสดงในรูปของงบย่อย
หรืองบประกอบต่างๆ รวมทั้งข้อมูลเพิ่มเติม ข้อมูลที่มาตรฐานการบัญชีกำหนดให้ต้องเปิดเผย
และการเปิดเผยข้อมูลอื่นที่ทำให้งบการเงินแสดงโดยถูกต้องตามที่ควร ซึ่งจะเป็นประโยชน์
ต่อผู้ใช้งบการเงินในการตัดสินใจได้ถูกต้อง
เดบิต
เดบิต (Debit) ใช้อักษรย่อว่า “Dr หมายถึง
จำนวนเงินที่แสดงทางด้านซ้ายของบัญชี
การลงรายการทางด้านซ้ายของบัญชี หรือการผ่านบัญชีอันกระทำให้สินทรัพย์ หรือค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น
การลงรายการทางด้านซ้ายของบัญชี หรือการผ่านบัญชีอันกระทำให้หนี้สิน รายการเงินทุน หรือรายได้ลดลง
เครดิต
เครบิต (Credit) ใช้อักษรย่อว่า “Cr หมายถึง
จำนวนเงินที่แสดงทางด้านขวาของบัญชี
การลงรายการทางด้านขวาของบัญชี หรือการผ่านบัญชีอันกระทำให้สินทรัพย์ หรือค่าใช้จ่ายลดลง
การลงรายการทางด้านขวาของบัญชี หรือการผ่านบัญชีอันกระทำให้หนี้สิน รายการเงินทุน หรือรายได้เพิ่มขึ้น
จากความหมายดังกล่าว เดบิตจะใช้บันทึกรายการพร้อมกับจำนวนเงินทางด้านซ้ายของบัญชี ในการบันทึกรายการจะมีผลทำให้บัญชีสินทรัพย์หรือบัญชีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น ส่วนบัญชีหนี้สิน ทุน
หรือบัญชีรายได้จะลดลง สำหรับเครดิตจะใช้บันทึกรายการพร้อมกับจำนวนเงินทางด้านขวาของบัญชี ในการบันทึกรายการจะมีผลทำให้บัญชีหนี้สิน ทุน หรือบัญชีรายได้เพิ่มขึ้น ส่วนบัญชีสินทรัพย์
หรือบัญชีค่าใช้จ่ายจะลดลงผลต่างระหว่างจำนวนเงินรวมด้านเดบิต และจำนวนเงินรวมด้านเครดิตของแต่ละบัญชีเรียกว่ายอดคงเหลือในบัญชีหรือยอดดุลบัญชี (Account balance)
ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ
ยอดดุลเดบิต (Debit balance) หมายถึง ผลต่างระหว่างจำนวนเงินรวมที่มากกว่าจำนวนเงินรวมด้านเครดิต
ยอดดุลเครดิต (Credit balance) หมายถึง ผลต่างระหว่างจำนวนเงินรวมที่มากกว่าจำนวนเงินรวมด้านเดบิต
1.โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี คือ โปรแกรมที่เน้นการบันทึก การประมวลผลและการนำเสนอรายงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมโดยมีการบันทึกข้อมูล รายวัน
การผ่านบัญชีไปสมุดแยกประเภท การรายงานสรุปผลในงบการเงินต่างๆผลลัพธ์ของโปรแกรมอาจอยู่ในรูปแบบเอกสาร หรือรายงานต่างๆมีคุณสมบัติ ดังนี้
1.มีองค์ประกอบพื้นฐานของโปรแกรมครบถ้วน
2.มีโปรแกรมอรรถประโยชน์ด้านการกำหนดขนาดแฟ้มข้อมูล
3.ความสามารถของโปรแกรมในการเชื่อมต่อกับระบบปฏิบัติการที่มีขีดความสามารถในการทำงานสูง
4.มีความสามารถใช้การเชื่อมต่อข้อมูลบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์แบบลูกข่าย แม่ข่าย
5.เป็นโปรแกรมที่มีความยืดหยุ่นในการใช้งานสูง
6.มีระบบการกำหนดรหัสผ่านหลายระดับ
7.มีการสร้างแฟ้มหลักรวมทั้งการปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มหลัก
8.มีระบบการรับเข้าข้อมูลและตรวจทานการรับเข้าข้อมูล
9.การป้อนข้อมูลทางหน้าจออยู่ในลักษณะของการรับข้อมูลไดมากกว่าหนึ่งรายการ
10.มีระบบป้องกันการผ่านบัญชีที่ผิดพลาด
11.มีความยืดหยุ่นของการปิดงวดบัญชี
12.มีโปรแกรมพิมพ์แบบฟอร์มเอกสารหรือรายงาน
13.การโอนย้ายข้อมูลภายในระบบสร้างความคล่องตัวให้กับผู้ใช้ข้อมูล
2.การนำเสนองบการเงินทางอินเทอร์เน็ต คือ รายงานทางการเงินที่นำเสนอต่อผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอกธุรกิจ การนำเสนองบการเงินทางอินเทอร์เน็ตเป็นวิถีทางหนึ่งที่สามารถเชื่อมโยงงบการ
เงินได้กว้างไกลทั่วโลกอย่างไร้พรมแดน
3.โปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์กร คือ โปรแกรมสำเร็จรูปที่ถูกพัฒนาขึ้นภายใต้สภาพแวดล้อม
การทำงานแบบลูกข่าย แม่ข่าย โดยทำการเชื่อมต่อกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์การ ในส่วนการประมวลผลธุรกรรมของระบบสารสนเทศทางธุรกิจต่างๆที่เกี่ยวข้องโดยมี การใช้ฐานข้อมูลรวมขององค์การเพียงข้อมูลเดียวและมีการนำเข้าข้อมูลเพียง ครั้งเดียวผู้ใช้ในหน่วยงานต่างๆ
ความสามารถของโปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์การยุคปัจจุบัน นอกจากการเชื่อมต่อระบบสารสนเทศภายในองค์การด้วยฐานข้อมูลเดียวกัน ขยายขอบเขตไปถึงการเชื่อมต่อระบบสารสนเทศระหว่างองค์การเข้าด้วยกันหรืออีก นัยหนึ่งคือ การเชื่อมต่อระบบสารสนเทศภายในองค์การเข้ากับการเชื่อมต่อระบบสารสนเทศภายใน องค์การคู่ค้า
การใช้คอมพิวเตอร์กับงานบัญชี
จากพัฒนาการของการนับ หรือการต้องการคำนวณ รวมถึงการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ
โดยเริ่มจากมนุษย์ใช้สิ่งที่ใกล้ตัวที่สุดคือนิ้ว เป็นอุปกรณ์ที่ช่วยในการนับ
และต่อมาจึงเริ่มมองหาสิ่งที่ไกลตัวออกไปในธรรมชาติคือก้อนหิน กิ่งไม้ กลายเป็นสัญลักษณ์
การขีดเขียนกับพื้นดิน พื้นผิวผนังถ้ำต่าง ๆ จนกระทั่งประดิษฐ์คิดค้นเครื่องมือช่วยคำนวณชิ้นแรกคือ
ลูกคิด เครื่อง คิดเลข จนกระทั่งมาเป็นคอมพิวเตอร์ในปัจจุบัน สิ่งที่เกิดมาพร้อมกับการนับคำนวณ
คือการจดบันทึก ซึ่งเป็นวิวัฒนาการที่คู่ขนานกันไปทั้งการบันทึกบัญชีและการใช้คอมพิวเตอร์ เราจะเห็นได้ว่าเมื่อมีวิวัฒนาการด้านการคำนวณด้วยเครื่องมือใดๆ งานบัญชีจะเป็นงานที่ต้องใช
้เครื่องคำนวณเหล่านั้น เป็นส่วนหนึ่งในวิวัฒนาการทางการบัญชีด้วยเสมอ ดังนั้นในวันนี้เมื่อเครื่อง
คำนวณคือคอมพิวเตอร์ การบันทึกบัญชีจึงต้องมีการพัฒนาตามวิวัฒนาการดังกล่าวนี้ด้วยเช่นกัน
ความหมายของการบัญชีและคอมพิวเตอร์
การบัญชี (Accounting) หมายถึง ศิลปะของการเก็บรวมรวม บันทึก จำแนก และทำสรุปข้อมูล
อันเกี่ยวกับเศรษฐกิจในรูปตัวเงิน ผลงานขั้นสุดท้ายของการบัญชีก็คือ การให้ข้อมูลทางการเงิน
ซึ่งเป็นประโยชน์แก่บุคคลหลายฝ่าย และผู้ที่สนใจในกิจกรรมของกิจการ
(สมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทย)
คอมพิวเตอร์ (Computer) มาจากภาษาละตินว่า Computare หมายถึง การนับ หรือ
การคำนวณ พจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2525 ให้ความหมายของ
คอมพิวเตอร์ไว้ว่า’เครื่องอิเล็กทรอนิกส์แบบอัตโนมัติทำหน้าที่เหมือนสมองกล ใช้สำหรับ
แก้ปัญหาต่างๆ ที่ง่ายและซับซ้อนโดยวิธีทางคณิตศาสตร์’
คอมพิวเตอร์จึงเป็นเครื่องจักร อิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้ทำงานแทนมนุษย์
ในด้านการคิดคำนวณและสามารถจำข้อมูล ทั้งตัวเลขและตัวอักษรได้ เพื่อการเรียกใช้งานในครั้งต่อไป 
นอกจากนี้ ยังสามารถจัดการกับสัญลักษณ์ได้ด้วยความเร็วสูง โดยปฏิบัติตามขั้นตอนของโปรแกรม
คอมพิวเตอร์ยังมีความสามารถในด้านต่างๆ อีกมาก อาทิเช่น การเปรียบเทียบทางตรรกศาสตร์
การรับส่งข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลในตัวเครื่องและสามารถประมวลผลจากข้อมูลต่างๆ ได้
จากความหมายของทั้งสองคำข้างต้น อาจกล่าวได้ว่าการบัญชีกับคอมพิวเตอร์เป็นสิ่งที่มี
พัฒนาการคู่ขนานกันไป อย่างไม่สามารถแยกออกจากกันได้
รูปแบบการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี
การเลือกใช้คอมพิวเตอร์กับงานบัญชีสามารถเลือกได้ 2 รูปแบบ คือ
1. การประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางธุรกิจกับงานบัญชี เป็นการประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป
สำนักงานประเภทตารางงาน (Spread Sheet) ซึ่ง มีหลายบริษัทที่พัฒนาขึ้นใช้ในธุรกิจ
ทั้งชนิดที่เป็นโปรแกรมไม่มีลิขสิทธิ์ (Open Source) เช่น โปรแกรม calc หรือโปรแกรม
ที่มีลิขสิทธิ์และเป็นนิยมกันแพร่หลาย เช่น โปรแกรมสำนักงาน excel เป็นต้น แต่ การเลือกใช้รูปแบบนี้ผู้ใช้ต้องมีความรู้พื้นฐานทางด้านบัญชีและการใช้งาน โปรแกรมในระดับดี จึงจะสามารถเขียนสูตรหรือเลือกใช้ฟังก์ชัน ช่วยในการทำงานให้รวดเร็วขึ้นได้อย่างแท้จริง
และไม่เป็นการเพิ่มภาระงานให้มากขึ้น

1. การเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปบัญชี เป็นการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปบัญชีที่มีผู้พัฒนาขึ้น
   มาเพื่อจำหน่ายพัฒนาโปรแกรมขึ้นใช้เองหรืออาจจ้างนักเขียนโปรแกรมเพื่อพัฒนา
   โปรแกรมบัญชีสำหรับใช้ในกิจการเท่า นั้นก็ได้ ซึ่งการเลือกใช้รูปแบบนี้ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้อง
   มีพื้นฐานทางด้านบัญชีในระดับ ดี ก็สามารถใช้งานโปรแกรมได้จากการฝึกอบรม
2. โดยผู้จำหน่ายหรือผู้พัฒนาโปรแกรมนั้น

ประโยชน์ที่ได้รับจากการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์

1. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้างบุคลากร
2. ประหยัดเวลา ได้งานที่รวดเร็วและถูกต้อง
3. แสดงรายงานได้รวดเร็ว อ่านง่าย และชัดเจน
   4.การผ่านบัญชีทำได้โดยอัตโนมัติ และไม่เสียเวลาในการแก้ไขตัวเลขเป็นปัจจุบันตลอดเวลา5.ทันต่อการส่งรายงานให้หัวหน้างาน
   ทันต่อการส่งให้กรมสรรพากรกรณีที่เป็นรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม 6.มิฉะนั้นอาจเสียเบี้ยปรับ 6ไม่เสียเวลารอคอยยอดยกมา ในกรณีที่ปิดบัญชีไม่ได้
   7.ได้รูปแบบงบการเงินตรงตามความต้องการของผู้ใช้งาน
   8. เป็นประโยชน์ในการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ซึ่งมีผลกระทบต่อผลกำไรของกิจการ 9.ทำให้เกิดความปลอดภัยต่อข้อมูล และทำให้ความลับของกิจการไม่รั่วไหล 10.ทำให้ฝ่ายบริหารตัดสินใจได้ง่ายเพราะได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วนและทันเวลา