การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในงานบุคคล

           การจัดการงานฝ่ายบุคคล (Human Resource) เป็นส่วนสำคัญในงานธุรกิจ  โดยการใช้คอมพิวเตอร์
จัดเก็บและประมวลผลข้อมูลงานบริหารทรัพยากรบุคคล ก่อให้เกิดประโยชน์หลายประการ  เช่น ช่วยลดความซ้ำซ้อนข้อมูล 
ทำให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ช่วยลดเวลาการทำงาน ประหยัดค่าใช้จ่าย  เพิ่มประสิทธิภาพ ในการทำงานของพนักงานในองค์กร 
และทำให้สามารถบริหารงานได้มีประสิทธิภาพขี้น  เป็นต้น การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยงานบริหารทรัพยากรบุคคลสามารถช่วยได้ดังนี้
1.ข้อสำคัญในการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยงานบริหารทรัพยากรบุคคล  ซึ่งข้อมูลแต่ละระบบมีความเกี่ยวข้องกันรายงานต่างๆ 
จะเน้นให้รู้จักการเก็บข้อมูลและรายงานที่ต้องการแต่ล่ะระบบข้อมูล
2. ระบบข้อมูลเพื่อการบริหารทรัพยากรบุคคล  จากข้อมูลที่ใช้ในการบริหารทรัพยากรบุคคลก่อให้เกิดเป็นการออกแบบ
ระบบข้อมูลเพื่อการบริหารทรัพยากรบุคคลโดยจำแนกตามโครงสร้างของภารกิจและเทคนิคการจัดเก็บข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ
ออกได้เป็น  3  ระบบข้อมูลและระบบตารางดังนี้
1) ระบบข้อมูลทะเบียนประวัติ      2) ระบบข้อมูลผลตอบแทน
3) ระบบข้อมูลพัฒนาบุคลากร        4) ระบบตารางรหัสข้อมูล
แต่ละระบบข้อมูล  จัดแบ่งข้อมูลออกเป็นหมวดหมู่เพื่อให้เป็นระเบียบ  สะดวกต่อการดูแล สะดวก
ต่อการเขียนโปรแกรมเรียกใช้และสะดวกต่อการขยายระบบ  เช่น  การเก็บข้อมูลหลักที่สำคัญ 
แต่การใช้งานจริงนั้นต้องประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับรายละเอียดที่แต่ต่างกันในแต่ละองค์กร  เช่น
1.ระบบข้อมูลทะเบียนประวัติ
2. ระบบข้อมูลผลตอบแทน  เช่น งานเงินเดือน  งานเลื่อนขั้นเงินเดือนและงานสวัสดิการ  เป็นต้น
3. ระบบข้อมูลพัฒนาบุคลากร เช่น  งานอมรมและสัมมนา  งานประเมิน  เป็นต้น
4. ระบบตารางรหัสข้อมูล  เช่น  ระบบข้อมูลทะเบียนประวัติ  ผลตอบแทนและพัฒนาบุคลากร

3.รายงานเพื่อการบริหารทรัพยากรบุคลเป็นรายงานเพื่อแสดงรายละเอียดและสถิติของผลการปฏิบัติงาน
เพื่อใช้ในการติดตามปฏิบัติงานและกำหนดกรอบด้านบุคลากร  เช่น
1. รายงานเพื่อกำหนดกำลังคน
2. รายงานเพื่อกำหนดการพัฒนาสายงานอาชีพ
3. รายงานเพื่อกำหนดโครงสร้างเงินเดือน
การบันทึกข้อมูลพนักงาน 
1.การบันทึกข้อมูลพนักงานเป็นสิ่งแรกที่ควรในงานการจัดการงานบุคคล  และการจัดการข้อมูล
เพื่อนำไปใช้ประโยชน์  เช่น  การดูจำนวนพนักงานที่สังกัดแผนกต่างๆ  เพื่อใช้ในการวางแผนรับงาน
ให้เหมาะสม  โดยการใช้การจัดรูปแบบตาราง  (Format  as  Table X)  ช่วยกรองข้อมูลที่ต้องการ
ขั้นตอนการจัดทำตารางข้อมูลพนักงาน
ขั้นที่  1 ป้อนข้อมูลตามตาราง

ขั้นที่  2 เลือกช่วงข้อมูลดังนี้

ขั้นที่  3 เลือกคำสั่ง  Format as  Table  เลือกรูปแบบตาราง  ดังรูป


ทดสอบการใช้ตัวกรองข้อมูล  โดยเลือกที่คอลัมน์  แผนก  คลิกเลือกเฉพาะแผนกการตลาด

การบันทึกข้อมูลพนักงาน  2
การบันทึกข้อมูลพนักงานเพื่อนำข้อมูลมาใช้ตามวัตถุประสงค์  ซึ่งการบันทึกข้อมูลเพื่อแสดงจำนวนของพนักงานของแผนกต่างๆ  และจำนวนเงินเดือนที่พนักงานแต่ละคนได้รับคำสั่งฟังก์ชันที่ใช้มีดังนี้
Data Validation  การตรวจสอยความถูกต้องข้องข้อมูล  เพื่อให้ป้อนข้อมูลให้ถูกต้องตามเงื่อนไขที่กำหนด  ซึ่งสามารถแสดงเกณฑ์ในการป้อนข้อมูลของแต่ละเซลล์  แสดงข้อความเมื่อมีการป้อนข้อมูลไม่ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด
Count A คำสั่งในการนับเซลล์ที่มีข้อมูลที่เป็นข้อความ
Countlf  คำสั่งในการนับจำนวนตามเงื่อนไขที่กำหนด
ขั้นตอนการจัดทำตารางข้อมูลพนักงาน
ขั้นที่  1  สร้างตารางและป้อนข้อมูลตามตาราง

ขั้นตอนที่  2  สร้างการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล  (Data  Validation)
2.1  คอลัมน์อายุใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลตามเงื่อนไขดังนี้
เมื่อคลิกเลือกเซลล์ที่ต้องป้อนอายุ  จะแสดงข้อกำหนดในการป้อนข้อมูลดังนี้  เลือกใส่อายุได้
ระหว่าง  20  ปี  ถึง  60 ปี เพียงเท่านั้น
ป้อนข้อมูลในเซลล์อายุ  ระหว่าง  20 – 60 ปี
ถ้าป้อนผิดตามเกณฑ์ที่กำหนดจะแสดงข้อความแจ้งความผิดพลาดว่า  ป้อนข้อมูลไม่ถูกต้องกรุณา
ป้อนข้อมูลใหม่
การบันทึกข้อมูลเวลาทำงานข้อพนักงาน
หน้าที่หนึ่งของฝ่ายบุคคลคือ  การบันทึกเวลาการทำงานและควบคุมเวลาการทำงานของพนักงานเพื่อเก็บข้อมูล
ส่วนหนึ่งในการประเมินผลงานของพนักงาน  คำสั่งและฟังก์ชันที่ใช้มีดังนี้
Hour แปลงค่าตัวเลขลำดับเป็นชั่วโมง
Minute แปลงค่าเลขลำดับเป็นนาที
If  คำสั่งสั่งให้ทำตามเงื่อไขขั้นตอนการจัดทำตารางข้อมูลพนักงาน
ขั้นที่  1  สร้างตารางและป้อนข้อมูลตามตารางงานขั้นที่ 2 จัดรูปแบบเซลล์ที่ใช้คำนวณเวลา

2.1 เลือกเซลล์ที่เป็นข้อมูลเวลา

2.2 คลิกเมาส์ขวา  เลือก  Format  Cells  กำหนดรูปแบบเวลา

ขั้นที่  3  ใส่คำสั่งและฟังก์ชันในส่วนของข้อมูลการมาสายดังนี้

ขั้นที่ 4  ใส่คำสั่งและฟังก์ชันในส่วนของข้อมูลเลิกก่อน  ดังนี้

ขั้นที่  5  ป้อนข้อมูลและตรวจสอบความถูกต้อง

การบันทึกบัตรลงเวลาพนักงานเพื่อคำนวณค่าจ้าง
การบันทึกเวลาการทำงานเพื่อใช้ในการคำนวณค่าพนักงานของพนักงานแต่ละคนเป็นเอกสารและหลักฐาน
ให้ฝ่ายการเงินและบัญชีทำการจ่ายเงินให้กับลูกจ้างตามสัญญา  คำสั่งและฟังก์ชันที่ใช้ดังนี้
Data Validation การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล  เพื่อใช้ป้อนข้อมูลเดือน
Sum  ใช้รวมงานจำนวนตัวเลขในเซลล์
& ใช้สำหรับรวมข้อความกับการอ้างอิงข้อมูลในเซลล์
ขั้นตอนการจัดทำบัตรลงเวลาเวลาพนักงานเพื่อคำนวณค่าจ้าง
ขั้นที่  1 สร้างตารางและป้อนข้อมูลตามตาราง

ขั้นที่  2 สร้างตารางและป้อนข้อมูลตามตาราง
เลือกเซลล์  B7  เลือกคำสั่ง  Data  Validation  จะปรากฏหน้าต่าง  Data  Validation
  
การคำนวณเงินประกันสังคม
เงินประกันสังคม  เป็นหน้าที่ตามกฎหมายที่นายจ้างต้องหักเงินจากเงินเดือนหรือค่าจ้างและนายจ้างจ่ายสมทบอีก  5%
เงินสมทบ  คือ  เงินที่นายจ้าง  ลูกจ้างจะต้องนำส่งเข้ากองทุนประกันสังคมทุกเดือน  โดยคำนวณจากค่าจ้างที่ลูกจ้างได้รับ  ซึ่งกำหนดจากฐานค่าจ้างเป็นรายเดือนต่ำสุดเดือนละ  1560  บาท  สูงสุดเดือนละ
ขั้นตอนการจัดทำตารางคำนวณเงินประกันสังคม
ขั้นที่  1  ป้อนข้อมูลตามตาราง

ขั้นที่  2  ใส่ฟังก์ชันIF เพื่อกำหนดเงื่อนไขตามกฎหมายดังนี้
ถ้าเงินเดือนน้อยกว่า  15,000 ให้นำเงินเดือน  x 5% ถ้าไม่เป็นตามเงื่อนไขให้นำเงินเดือนขั้นสูงสุดที่กำหนดคือ 
15,000 x 5% และทำการคัดลอกสูตร  ดังรูป

ขั้นที่  3  ใช้รูปแบบตารางเพื่อเลือกดูข้อมูลที่ต้องการ  โดยเลือกช่วงดังนี้

การคิดค่าล่วงเวลา
ตามกฎหมายกำหนดให้วันหนึ่งนายจ้างต้องให้ลูกจ้างทำงานไม่เกินกว่าวันล่ะ  8  ชั่วโมง  การคำนวณค่าล่วงเวลาจากเงินเดือน  ให้ทำการคำนวณค่าจ้างต่อเดือนให้เป็นรายวัน  โดยนำเอาเดือนหารด้วย  30  วัน
ก็จะได้ค่าจ้างต่อเดือนหรือนายจ้างอาจหารด้วยจำนวนวันที่ทำงานจริงในเดือนนั้น  เช่น  หารด้วย  22  วันทำการก็ได้  และจะใช้อัตรานี้ในการคำนวณค่าล่วงเวลา  หรือคำนวณการทำงานในวันหยุด  ตัวอย่างเช่น  เงินเดือน  9,000 บาท ค่าจ้างต่อวันเท่ากับ  (9,000  บาท / 30 วัน ) =  300 บาท
ส่วนการคำนวณค่าจ้างเป็นรายชั่วโมง  เพื่อเป็นพื้นฐานในการคำนวณค่าลวงเวลา  ให้นำค่าจ้างต่อวันที่คำนวณได้นั้น  มาหารด้วยเวลา  หากบริษัทมีเวลาทำงานปกติอยู่ที่  8 ชั่วโมง  ก็นำ  8  มาหาร  อัตราค่าจ้างต่อวัน  ตัวอย่าง  อัตราค่าจ้างต่อวันเท่ากับ  300 หาร 8  จะได้ชั่วโมงละ 37.50  บาท
ขั้นตอนการคำนวณค่าล่วงเวลา 
ขั้นที่   1  ป้อนข้อมูลตามตาราง

ขั้นที่  2  ใส่ฟังก์ชัน  IF  เพื่อกำหนดเงื่อนไข 
  
ขั้นที่  3  ใส่ฟังก์ชัน  Sum  เพื่อรวมยอดเงินทั้งหมดที่คอลัมน์  รวม 

ขั้นที่  4  ทดสอบการเปลี่ยนจำนวนเงินเดือนและตรวจสอบว่าเป็นเงื่อนไขหรือไม่

การคำนวณโบนัสการคำนวณโบนัส
การจ่ายโบนัสประจำปี  แต่ละบริษัทจะมีแนวคิดและวิธีการที่แตกต่างกันไป  โดยส่วนมากจะมี หลักการพิจารณาดังนี้
1. การรับประกันการจ่ายโบนัส  หรือ  การันตี (Guarantee) หมายถึงการรับประกันการจ่ายโบนัสว่าจะมีการจ่ายให้ขั้นต่ำ  1  เดือน หรือมากกว่า  ส่วนที่เหลือจะพิจารณาจากผลกำไรของบริษัทก่อน  ซึ่งมีข้อดีว่าพนักงานมั่นใจว่ามีโบนัสขั้นต่ำตามที่กำหนด
2. การประเมินเพื่อจ่ายโบนัสประจำปี  โดยมีวิธีการประเมินหลายแบบ  บางบริษัทมีการแบ่งเกรดประเมินเป็น  5  เกรด  คือ A,B,C,D,E  หรือมากกว่า
3. การกำหนดโควตา  (Quota)  หมายถึง  การกำหนดสัดส่วนการกระจายการประเมินผล  เช่น A=5%,B=10%,C=70%,D=10%.E =5%

ขั้นตอนการจัดทำตารางคำนวณโบนัส
ขั้นที่  1  ป้อนข้อมูลตามตาราง

ขั้นที่  2  ป้อนข้อมูลโดยใช้คำสั่งการตรวจสอบข้อมูล

การหาระยะเวลาการทำงานเป็นจำนวนวัน  (Work   Duration)
การจัดทำตารางการทำงาน  เป็นวิธีหนึ่งที่ใช้สำหรับการวางแผนและการควบคุมแผนการปฏิบัติการ
ให้เป็นไปตามระยะเวลาที่กำหนด  และใช้ควบคุมตารางการทำงานของพนักงาน
ขั้นตอนการจัดทำตารางการหาระเวลาการทำงานเป็นจำนวนวัน
วิธีการ ใช้คำสั่ง Datedif  ในการคำนวณวัน
รูปแบบคำสั่ง  =DATEIF (วันที่เริ่มต้น,วันที่สิ้นสุด,รูปแบบผลลัพธ์)
โดย  รูปแบบผลลัพธ์  มีอยู่ด้วยกัน  6 แบบ คือ
Y         หมายถึง  หาผลต่างเป็นจำนวนเต็มปี
YM      หมายถึง  หาผลต่างเป็นจำนวนเงินเดือน  แบบปีชนปี
YD       หมายถึง  หาผลต่างเป็นจำนวนวัน  แบบปีชนปี
M        หมายถึง  หาผลต่างเป็นจำนวนเต็มเดือน (เศษตัดทิ้ง)
MD      หมายถึง  หาผลต่างเป็นจำนวนวัน  แบบเดือนชนเดือน
D         หมายถึง  หาผลต่างเป็นจำนวนเต็มวัน
สูตรที่นำไปใช้งานจริง
สูตรที่ใช้ในการคำนวณจะทำการ  +1 เนื่องจากการคำนวณจากโปรแกรม  จะใช้วิธีการทางคณิตศาสตร์  เช่น  นำวันที่  18- วันที่ 15  จะได้เท่ากับ  3 วัน  ซึ่งในทางปฏิบัติจะนับตั้งแต่วันเริ่มต้น  ซึ่งจากตัวอย่างนี้จะได้  4 วัน
=DATEDIF(C15,D15, “d”)+1

ทดสอบการเปลี่ยนวันที่เริ่มต้นหรือวันที่สิ้นสุด  และตรวจสอบว่าถูกต้องหรือไม่