การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล (Personal Information Manager) หมายถึง การพัฒนากลยุทธ์ที่ชัดเจนในการดำเนินการกับสารสนเทศที่ได้รับ อาจจะอยู่ในรูปแบบของการจัดเก็บ การดูแล การสืบค้น การแสดงผล และการจำกัดสารสนเทศที่ไม่ต้องการ
    สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลข่าวสารทุกประเภทที่ได้รับ อาจอยู่ในรูปแบบของภาพนิ่ง ตัวอักษร ภาพเคลื่อนไหว เสียง ซึ่งอาจมีแหล่งที่มาต่างๆ เช่น โทรศัพท์ โทรสาร สื่อคอมพิวเตอร์ เป็นต้น
ส่วนบุคคล (Personal) หมายถึง การที่บุคคลมีความต้องการหรือความจำเป็นในการใช้สารสนเทศหนึ่งๆในการประกอบกิจการงานหรือการดำรงชีวิตประจำวัน                 

    สรุปได้ว่า โปรแกรมจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล เป็นแนวคิดที่อาศัยทักษะหลายด้านในการดำเนินการเกี่ยวกับ สารสนเทศทุกประการที่แต่ละบุคคลได้รับ โดยใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์มาช่วยในการจัดการทั้งที่เกี่ยวกับการประกอบ กิจการงานหรือการดำรงชีวิต เพื่อให้สามารถนำสารสนเทศที่สำคัญหรือจำเป็นต่อบุคคลนั้นออกมาใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

    ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล มีแนวคิดเกี่ยวกับการวางแผนด้านสารสนเทศสำหรับ บุคคลเป็นแนวคิดใหม่ที่ต้องอาศัยทักษะหลายด้าน โดนเฉพาะอย่างยิ่งทักษะด้านการจัดการ ทั้งนี้ เพื่อให้ประสบความสำเร็จในการประกอบกิจการงานและการดำรงชีวิตในยุคการเปลี่ยนแปลงดังเช่นปัจจุบัน แนวคิดนี้เรียกว่า การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลให้ประสบความสำเร็จมีขั้นตอนดารดำเนินการ ดังนี้
1.วิเคราะห์ความต้องการด้านสารสนเทศของตนเอง
2.สำรวจและทดลองระบบ
3.พัฒนาความรู้และทักษะที่จำเป็นเพื่อให้สามารถกำหนดระบบที่เหมาะสมที่สุด
4.นำระบบที่กำหนดแล้วมาใช้งาน
5.ศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่ๆ

    องค์ประกอบของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
องค์ประกอบของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล เมื่อพิจารณาตามโครงสร้างของระบบที่ใช้จัดการฐานข้อมูลแล้ว พบว่ามีองค์ประกอบที่เหมือนกัน คือ ส่วนรับเข้า แบ่งออกเป็น 2 ส่วนย่อย คือ

• ความต้องการด้านสารสนเทศของผู้ใช้
• ข้อมูลที่เข้าระบบ

    ส่วนประมวลผล (Processing Unit) หมายถึง กลไกที่ทำหน้าที่ในการจัดหมวดหมู่ หาสถานที่สำหรับจัดเก็บข้อมูลเพื่อสามารถนำออกมาใช้ได้ การจัดการเข้าถึงข้อมูล
    ส่วนแสดงผล (Output Unit) เป็นส่วนที่มีความสำคัญมากระดับหนึ่ง คือ ผู้ใช้จะพึงพอใจระบบมากน้อยเพียงใด ขึ้นอยู่กับคุณภาพของผลลัพท์ ความต้องการและวัตถุประสงค์ของผู้ใช้ระบบเป็นหลัก

    ประเภทของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
ประเภทของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล จำแนกตามรูปลักษณ์แบ่งออกได้ดังนี้
1.    ประเภทโปรแกรมสำเร็จรูป เช่น โปรแกรมบริหารบุคคล โปรแกรมระบบบัญชีเงินเดือน
2.    ใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์ในลักษณะใช้งานอิสระและผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กร
3.    ฟังก์ชั่นการทำงานหลัก ได้แก่ ฟังก์ชั่นนัดหมาย ฟังก์ชั่นติดตามงาน ฟังก์ชั่นติดต่อสื่อสาร
4.    โปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้ในงานสำนักงานทั่วไป เช่น โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด โปรแกรมเอ็กเซล โปรแกรมพาวเวอร์พอยท์

ประเภทของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลจำแนกได้ตามฟังก์ชั่นการทำงานสามารถแบ่งออกได้ดังนี้
1.    ประเภทพื้นฐาน เป็นระบบที่มีความซับซ้อนน้อยที่สุด ประกอบด้วยฟังก์ชั่นการทำงานสามฟังก์ชั่นที่มีระดับความสามารถในการทำงานไม่ซับซ้อน นอกจากนี้ ยังมีโปรแกรมอรรถประโยชน์ต่างๆ เช่น บันทึกช่วยจำ นาฬิกาปลุก เครื่องคิดเลข เกม
2.    ประเภทกึ่งซับซ้อน เป็นระบบที่มีความซับซ้อนมากกว่าระบบประเภทพื้นฐาน ประกอบด้วยฟังก์ชั่นทั่วไปทั้งหมดของประเภทพื้นฐานและฟังก์ชันติดตามงานกลุ่มเข้าไป ระบบนี้เหมะสำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่มีภารกิจประจำวันค่อนข้างมาก ได้แก่ ผู้บริหาร นักธุรกิจทั่วไป
3.    ประเภทซับซ้อน เป็นระบบที่มีความซับซ้อนมากที่สุด ประกอบด้วย ฟังก์ชั่นทั่วไปทั้งหมดของสองประเภทแรก เพิ่มฟังก์ชันการติดต่อสื่อสารแบบซับซ้อนทั้งที่ผ่านเครือข่ายโทรศัพท์และคอมพิวเตอร์ มีราคาแพงที่สุด เหมาะสำหรับองค์กรที่มีขนาดใหญ่

    ระบบนัดหมายส่วนบุคคล
เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่พบในระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล โดยทั่วไปมีลักษณะคล้ายสมุดนัดหมายบุคคลที่เป็นกระดาษ เป็นเครื่องมือในการบริหารเวลา และช่วยให้มีการใช้เวลาอย่างคุ้มค่า ซึ่งระบบนัดหมายส่วนบุคคล มีประโยชน์ดังนี้
1.    การใช้งานระบบ
2.    เป็นระบบที่ใช้งานง่าย
3.    ระบบมีการบันทึกข้อมูลแบบลัด
4.    การค้นหาข้อมูล (Search) สามารถทำได้เป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือ รายปี และสามารถใช้ฟังก์ชั่นทำซ้ำ
5.    หากมีกิจกรรมมากกว่าหนึ่งกิจกรรมซ้ำซ้อนในเวลาเดียวกัน ระบบจะเตือนให้ผู้ใช้งานทราบเพื่อแก้ไขปัญหา
6.    มีสัญญาณเตือนการนัดหมาย (Appointment Alarm)
7.    มีระบบช่วยจำ(Reminder)
8.    ป้อนข้อความเตือนความจำเข้าสู่ระบบนัดหมายส่วนบุคคลโดยอัตโนมัติ
9.    มีหน้าต่างเตือนความจำแสดงขึ้นที่หน้าจอภาพ เมื่อมีการเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์หรือพีดีเอ
10.   ส่งข้อความเตือนความจำผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail)
11.   เป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่ช่วยในการนัดประชุม (Meeting) หรือเรียกว่า ระบบนัดหมาย (Group)

    ระบบการติดตามงานส่วนบุคคล
ส่วนหนึ่งของโปรแกรมการบริหารจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลที่นิยมใช้ คือ ระบบการติดตามงานส่วนบุคคล เพราะมีประโยชน์
ในการติดตามเพื่อให้งานประสบผลสำเร็จ ซึ่งระบบการติดตามงานส่วนบุคคลมีรายละเอียดเกี่ยวกับโปรแกรม ดังนี้
        1.    ระบบติดตามงานส่วนบุคคล เป็นโปรแกรมอรรถประโยชน์เช่นเดียวกับนาฬิกาปลุกและเครื่องคิดเลข
        2.    ระบบติดตามงานบุคคล หมายถึง บัญชีรายงานที่ยังไม่ได้ดำเนินการ มีลักษณธคล้ายสมุดจดบันทึกช่วยจำที่เป็นกระดาษ
        3.    ระบบติดตามงานส่วนบุคคล เป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งในกาบริหารงานและเวลาของแต่ละบุคคลโดยเฉพาะผู้มีภารกิจมาก
        4.    ปัญหาที่พบในการบริหารเวลาของตนเอง คือ พยายามที่จะทำงานหลายอย่างให้เสร็จภายในวันเดียว
        5.    มีนิสัยผัดวันประกันพรุ่ง จึงต้องทำงานแบบเร่งรีบในช่วงเวลาสุดท้าย
    พัฒนาการของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
              ในขณะที่ใช้ระบบการจัดการส่วนบุคคล หมายถึง การพัฒนาการบริหารจัดการในรูปแบบของกระดาษมาใช้เป็น ระบบเทคโนโลยีที่ทันสมัย โดยมีลักษณะของการพัฒนาการ ดังนี้
1.    ระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปกระดาษที่มีมาตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน
2.    ระบบสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปคอมพิวเตอร์ ซึ่งมีความหลากหลายทั้งด้านรูปลักษณ์ ระดับความสามารถในการทำงาน และราคา ซึ่งแนวโน้มว่าในอดีตจะมีความผกผันระหว่างขนาดของฮาดร์แวร์และความสามารถในการทำงานของระบบ
3.    ระบบการจัดการสารสนเทศของกลุ่ม ซึ่งเป็นการเชื่อมโยงสารสนเทศบุคลลของกลุ่มบุคคลที่ทำงานร่วมกันเข้าด้วยกัน โดยผ่านเครื่อข่ายคอมพิวเตอร์

    เกณฑ์การเลือกระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล
              การพิจารณาเป้าหมายส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัว และเป้าหมายขององค์กรรวมทั้ง ลักษณะ ประเภท และนโยบายหลักขององค์กร มีเกณฑ์การเลือกระบบการจัดการสาสนเทศส่วนบุคคล ดังนี้
1.    ความต้องการด้านสารสนเทศ
2.    ความต้องการระบบนัดหมายส่วนบุคคลหรือระบบนัดหมายกลุ่ม
3.    ความต้องการระบบติดตามงานหรือไม่
4.    ความต้องการระบบติดต่อสื่อสารในลักษณะใด
5.    สภาพแวดล้อมในการทำงาน
6.    การทำงานในลักษณะคนเดียวหรือกลุ่ม
7.    การทำงานภายในหรือภายนอกองค์กร
8.    การติดต่อสื่อสารกับบุคคลอื่น
9.    ความสามารถในการทำงาน พิจารณาด้านคุณลักษณะเฉพาะและประสิทธิภาพในการทำงานของแต่ละระบบ
10.   ราคา พิจารณาเรื่องวัตถุประสงค์ที่สามารถจำกัดวัตถุประสงค์ที่จะเลือก เพื่อให้สอดคล้องกับงบประมาณที่ตั้งไว้
11.   ความยากง่ายในการทำงาน พิจารณาในการเข้าถึงระบบ การป้อนสารสนเทศเข้าสู่ระบบ เรื่องวัตถุประสงค์ในการใช้เวลามากน้อยเพียงใด ในการเรียนรู้ระบบ จะคุ้มค่าหรือไม่กับเวลาที่เสียไป
12.   การสนับสนุนด้านเทคนิค ช่วยเหลือในระบบออนไลน์ พิจารณาวัตถุประสงค์ที่บริษัทผู้ผลิตหรือผู้จำหน่าย มีการสนับสนุนด้านเทคนิค
13.   การรับฟังความคิดเห็น พิจารณาวัตถุประสงค์ในการทราบความคิดเห็นเกี่ยวกับระบบต่างๆ
14.   การทดลองใช้ระบบ พิจารณาให้สามารถประเมินระบบจากการปฏิบัติ โดยทดลองใช้ระบบที่คาดว่าจะนำใช้จริง