ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรมไมโครซอฟต์แอคเซส( Microsoft Access)

ทำความรู้จักกับโปรแกรมไมโครซอฟต์แอคเซส
ไมโครซอฟต์แอคเซส Microsoft Access หรือเรียกสั้นๆว่าแอคเซส เป็นโปรแกรมทางด้านการจัดการฐานข้อมูล (Database Management) ที่มีขีดความสามารถสูงแต่ใช้งานง่าย ผู้ใช้สามารถใช้แอคเซสในการจัดการฐานข้อมูล,ค้นหาข้อมูล, และนำข้อมูลเหล่านั้นมาแสดงในแบบฟอร์มที่สวยงาม หรือจัดพิมพ์เป็นรายงานได้อย่างง่ายดาย
โปรแกรมAccess นั้นยังมีความสามารถต่างๆ ที่ตอบสนองความต้องการในระดับสูง เช่น เชื่อมต่อกับระบบฐานข้อมูลอื่นๆได้ง่าย การสร้างโปรแกรมฐานข้อมูลบนระบบเครือข่าย การนำข้อมูลในฐานข้อมูลออกมาเผยแพร่บนอินเทอร์เน็ต ซึ่งทำได้อย่างง่ายดาย และยังมีภาษาโปรแกรม VBA ให้ใช้ ถ้าต้องการสร้างระบบจัดการฐานข้อมูลที่มีความซับซ้อนมากขึ้น

ประโยชน์ของไมโครซอฟต์แอคเซส

Microsoft Access ถูกนำไปใช้งานในระบบฐานข้อมูลได้ในหลากหลายธุรกิจ รองรับการทำงานพร้อมๆ กัน (Concurrent Usage) รองรับการพัฒนาปรับแต่ง และนำไปใช้กับระบบอื่นๆ ได้ สามารถ Import/Export Data ไปยังระบบต่างๆ เช่น Excel, SQL Server, Text File เป็นต้น
ลักษณะงานเหมาะกับ  Microsoft Access
งานด้านลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Management)
งานระบบ เช่า / ยืม-คืน สินค้า (Rental System)
งานติดตามใบสั่งซื้อ (Order Tracking)
งานระบบ ซื้อ/ขาย สินค้า (Order and Purchase System)
งานติดตามงานในองค์กร (Task Tracking)
งานบันทึกสินค้าคงคลัง และจัดการสินทรัพย์ (Inventory and Asset Tracking)
ระบบฐานข้อมูลแอคเซส
ในแอคเซสจะใช้ระบบข้อมูลแบบสัมพันธ์ (Relational Database) โดยมองข้อมูลในรูปแบบตารางข้อมูล (Table)  ตารางข้อมูลคือกลุ่มของข้อมูลที่นำมาเก็บรวมกันจะต้องมีความเกี่ยวข้องกัน โดยระบุความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มข้อมูลและใช้ประโยชน์จากความสัมพันธ์นั้นได้                จะประกอบด้วย
บิต (Bit) คือ ข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุด เป็นข้อมูลที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจและนำไปใช้ งานได้ ซึ่งได้แก่ เลข 0 หรือ เลข 1 เท่านั้น
ไบต์ (Byte) หรือ อักขระ (Character) ได้แก่ ตัวเลข หรือ ตัวอักษร หรือ สัญลักษณ์พิเศษ 1 ตัว เช่น 0, 1, …, 9, A, B, …, Z และเครื่องหมายต่างๆ ซึ่ง 1 ไบต์จะเท่ากับ 8 บิต หรือ ตัวอักขระ 1 ตัว เป็นต้น

ส่วนประกอบของฐานข้อมูลแอคเซส

         ในฐานข้อมูลหนึ่งๆ จะประกอบด้วยส่วนต่างๆ ที่ใช้จัดการข้อมูล ซึ่งเรียกว่า วัตถุฐานข้อมูล (Database Object) ซึ่งมีดังต่อไปนี้
ตางราง (Table) ใช้เก็บตัวข้อมูลที่ต้องการซึ่งอยู่ในรูปของตาราง โดยมีแต่ละแถวเป็นเรคคอร์ด (Record) และแต่ละคอลัมน์เป็นฟิลด์ (Field)
แบบสอบถาม (Query) ใช้ในการคัดกรองข้อมูลเพื่อเลือกเอาเฉพาะที่ต้องการ
รายงาน (Report) ใช้ในการพิมพ์รายงานจากข้อมูลในแบบฟอร์มข้อมูลที่จัดไว้
แมโคร (Macro) เป็นกลุ่มของการกระทำที่เราเขียนฃึ้นเพื่อให้ทำงานแบบอัตโนมัติ
โมดูล (Module) เป็นส่วนของการเขียนโปรแกรมด้วยภาษา Visual Basic เพื่อสั่งงานแบบซับซ้อน

การเข้าใช้งานโปรแกรมไมโครซอฟต์แอคเซส

การเข้าใช้งานโปรแกรม Access สามารถทำได้โดยคลิกเมาส์ที่ปุ่ม Start และเลือก Access 2016 เพื่อเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Access 2016

โปรแกรม Access 2016 จะถูกเปิดขึ้นโดยหน้าเริ่มต้นจะมีตัวเลือกการทำงานให้เลือก สร้างใหม่, เปิดฐานข้อมูลเก่า หรือเลือกสร้างจากเท็มเพลตฐานข้อมูลตัวอย่างที่มีให้เลือกหลายประเภท

ส่วนประกอบหน้าต่าง หลักของโปรแกรมไมโครซอฟต์แอคเซส
หน้าต่างนี้เป็นหน้าต่างหลักของการทำงาน เมื่อเราเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งไม่ว่าจะเป็นการสร้างฐานข้อมูลใหม่ หรือเปิดฐานข้อมูลเดิม หลังจากเลือกเสร็จ จะเข้าสู่จอนี้ ซึ่งมีส่วนประกอบต่างๆ ดังต่อไปนี้

  1 .Title Bar (แถบชื่อเรื่อง ) เป็นส่วนที่ใช้แสดงชื่อโปรแกรม และชื่อของฐานข้อมูล
2. Quick Access (แถบเครื่องมือด่วน) เป็นแถบเครื่องมือที่รวบรวมปุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อย
3. Ribbon (ริบบอน) เป็นส่วนที่ใช้แสดงรายการคำสั่งต่าง ๆ ของแอคเซส โดยจัดเป็นหมวดหมู่เรียกว่า แท็บ และในแต่ละแท็บจะแบ่งออก
เป็นกลุ่มๆ โดยแต่ละกลุ่มจะแสดงในรูปแบบของปุ่มรูปภาพ
4. แท็บ File (แฟ้ม) เป็นส่วนที่ใช้ในการเรียกใช้คำสั่งพื้นฐานที่จำเป็นต้องใช้ในการทำงาน เช่นการเปิดไฟล์ การบันทึกไฟล์ เป็นต้น
5. Navigation pane (บานหน้าต่างนำทาง) เป็นส่วนที่แสดงวัตถุฐานข้อมูลที่มีอยู่ในขณะนั้นเพื่อให้เราเรียกใช้งานได้สะดวก
6. Tab document (เอกสารในแท็บ) เป็นพื้นที่ที่ใช้ในการสร้างหรือเรียกใช้วัตถุฐานข้อมูล เช่น ตาราง ฟอร์ม หรือรายงาน เป็นต้น
7. Status bar (แถบสถานะ) ด้านซ้ายมือจะแสดงสถานะการทำงาน, คำอธิบายสั้นๆของคำสั่งที่เราเลือก
8. แถบมุมมอง เป็นส่วนที่อยู่ด้านขวาของแถบสถานะ โดยจะแสดงปุ่มในการเลือกมุมมอง

การทำงานของริบบอน
เครื่องมือต่างๆ ของโปรแกรม Access ตั้งแต่เวอ่ร์ชั่น 2016 จะถูกรวมเข้าไว้ในแถบเครื่องมือริบบอน (ribbon) ที่เราสามารถเรียกใช้งานได้ตลอดระหว่างการสร้างฐานข้อมูล สำหรับ Access 2010 ประกอบด้วยแท็บต่างๆ ดังนี้

แท็บ Home (สร้าง) เป็นคำสั่งพื้นฐานที่ใช้ในการทำงาน เช่น Views (มุมมองการทำงานของออบเจ็กต์) , Clipboard (คัดลอก , ย้าย , วางข้อมูล) , Sort & Filter (เรียงลำดับและกรองข้อมูล) , Records (จัดการระเบียนข้อมูล) , Find (ค้นหาและแทนที่ข้อมูล) , Text Formatting (จัดรูปแบบข้อมูลแบบข้อมูล)

แท็บ Create
แท็บ Create เป็นคำสั่งที่ใช้ในการสร้างและแก้ไขออบเจ็กต์ เช่น Templates (แม่แบบสำเร็จรูปที่สามารถนำมาสร้างฐานข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว) , Tables (สร้างออบจ็กต์Table และนำ Table ไปใช้กับ Share point) , Queries (สร้างออบเจ็กต์ Query แบบต่างๆ) , From (สร้างออบเจ็กต์ From แบบต่างๆ) , Reports (สร้างออบเจ็กต์ Report แบบต่างๆ) , Macros & Code (สร้างออบเจ็กต์ Macro & Module แบบต่าง)

แท็บ External Data
แท็บ External Data เป็นคำสั่งที่ใช้ในการติดต่อระหว่างโปรแกรม Access 2016 กับแอพพลิเคชั่นภายนอก หรือระบบไฟล์ฐานข้อมูลด้วยกันนั้นเอง เช่น Import & Link (นำเข้าข้อมูลไฟล์จากไฟล์ Excel , Word , XML เป็นต้น) Export(ส่งออกข้อมูลไปยังไฟล์ Excel , Word , XML เป็นต้น) , Collect Data (สร้างและจัดการอีเมล์ร่วมกับ Outlook)

แท็บ Database Tools
แท็บ Database Tools เป็นคำสั่งที่ใช้ในการจัดการฐานข้อมูล เช่น Tool (บีบอัดและซ่อมแซมฐานข้อมูล) , Macro (ใช้ทำงานร่วมกับ Macro) , Relationships (สร้างความสัมพันธ์ระหว่างออบเจ็กต์ต่างๆ) , Analyze (ตรวจสอบและวิเคราะห์ประสิทธิภาพในการทำงานของฐานข้อมูล) , Move Data (ติดต่อกันระหว่าง Access กับ SQL Server) , Add-Ins (เพิ่มคำสั่งแบบกำหนดเองและคุณลักษณะใหม่ๆ)

3.4โปรแกรมด้านการนำเสนอข้อมูลสำนักงาน
2.Microsoft PowerPoint

 Microsoft PowerPoint
เป็นโปรแกรมนำเสนอในชุดโปรแกรมไมโครซอฟท์ ออฟฟิศ ผลิตโดยบริษัทไมโครซอฟท์ พาวเวอร์พอยต์ทำงานบนระบบปฏิบัติการไมโครซอฟท์ วินโดวส์และบนแมคโอเอส เหมาะสำหรับการจัดสร้างงานนำเสนอข้อมูล (Presentation) สำหรับนำไปประยุกต์ใช้ในงานได้หลายประเภท
การใช้โปรแกรมเบื้องต้น
หลักการทำงานของ Presentation ที่สร้างจาก PowerPoint จะสร้างออกเป็น slide ย่อยๆ แต่ละ slide สามารถใส่ข้อมูล รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว หรือเสียง เพื่อสร้างความน่าสนใจเพิ่มขึ้น นอกจากนี้เรายังสามารถกำหนดให้ Presentation ของเรา นำเสนอออกมาแบบในรูปแบบอัตโนมัติได้โดยไม่จำเป็นต้องมีการกดเลือกให้แสดงทีละ slide

ข้อดี-ข้อเสียของโปรแกรม
ข้อดี

ใช้งานง่าย
ใช้นำเสนอในรูปแบบของ slid show
ข้อเสีย
มีการเล่าเรื่องที่เป็นเส้นตรง
ไฟล์มีขนาดใหญ่
ความยาก-ง่ายในการใช้
ใช้งานได้ง่าย มีความสะดวก รวดเร็ว

ประวัติโดยย่อ

สร้างขึ้นโดยโรเบิร์ต Gaskinsและเดนนิสออสติน ที่บริษัท ซอฟแวร์ที่ชื่อสุขุมอิงค์ ถูกปล่อยออกวันที่ 20 เมษายน 1987 สำหรับคอมพิวเตอร์Macintoshเท่านั้น Microsoftได้รับเงินจาก PowerPointเป็นจำนวน 14 ล้านดอลลาร์เมื่อสามเดือนหลังจากที่ปรากฏตัว นี่เป็นครั้งแรกที่ Microsoft มีการซื้อกิจการที่สำคัญและ Microsoft ได้จัดตั้งหน่วยธุรกิจใหม่สำหรับ PowerPoint ในSilicon Valleyซึ่งเป็นที่ตั้งของ Forethought