การใช้สูตรและฟังก์ชันในการคำนวณ
โปรแกรมตารางคำนวณ (Microsoft Office Excel 2013) มีความสามารถในการวิเคราะห์ประมวลผล คำนวณค่าต่างๆมากมาย โดยการนำ ค่าคงที่ ตัวเลข ตัวแปร หรือการอ้างอิงเซลล์ที่อยู่ในเซลล์ข้อมูล นำมาคำนวณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการโดยใช้สูตรคำนวณ ใช้ตัวดำเนินการ หรือ เครื่องหมายคำนวณในรูปแบบต่างๆ เช่น บวก ลบ คูณ หาร
1. โครงสร้าง การใช้สูตรคำนวณจะต้องพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) นำหน้าเสมอตามด้วยตัวแปร และตัวดำเนินการ ตัวแปรนี้อาจเป็นค่าคงที่ ตำแหน่งเซลล์ หรือฟังก์ชันก็ได้ โดยผลลัพธ์จะอยู่บนเซลล์ใดเซลล์ใดเซลล์หนึ่งที่เลือกไว้ ยกตัวอย่างเช่น =A1+B1, =C2-D3, =(D3/C2)*( A1+B1), =(G3-B1)-(F4*G4), =2*3 เป็นต้น
2. สัญลักษณ์ สัญลักษณ์ที่ใช้เป็นเครื่องหมายในการคำนวณมีดังนี้
เครื่องหมายที่ใช้ในการคำนวณ
3. ลำดับความสำคัญของเครื่องหมายในการคำนวณ การคำนวณนั้นจะมีลำดับความสำคัญของเครื่องหมายการคำนวณต่างกัน ซึ่งโปรแกรมจะคำนวณจากลำดับความสำคัญแรกไปยังลำดับความสำคัญรองลงมาตาม ลำดับ แต่ถ้าเครื่องหมายคำนวณอยู่ในระดับเดียวกัน โปรแกรมจะคำนวณจากซ้ายไปขวา
การคำนวณด้วยสูตรหรือคำนวณด้วยฟังก์ชัน อาจมีข้อผิดพลาดได้ เมื่อมีการทำงานเกี่ยวกับสูตรหรือฟังก์ชันการคำนวณของโปรแกรมอาจทำให้ผลลัพธ์ไม่ถูกต้อง โปรแกรมจะแสดงข้อความบอกข้อผิดพลาดปรากฏอยู่ในเซลล์ ซึ่งมีสาเหตุหลายอย่างด้วยกัน ยกตัวอย่างดังต่อไปนี้
ในการสร้างสูตรคำนวณสามารถป้อนสูตรคำนวณได้โดยใช้เครื่องหมายเท่ากับ (=) นำหน้าเสมอถ้าไม่ใส่เครื่องหมายเท่ากับโปรแกรมจะเข้าใจว่าเป็นข้อความ การคำนวณโปรแกรมสามารถคำนวณได้หลายแบบ ยกตัวอย่างเช่น
1. การคำนวณค่าคงที่ 1. คลิกเลือกเซลล์ที่ใส่สูตร 2. พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) ตามด้วยค่าคงที่ โดยพิมพ์ลงในเซลล์หรือแถบสูตรก็ได้ 3. กด Enter
การคำนวณอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ สามารถพิมพ์หรือใช้เมาส์สามารถปฏิบัติได้ดังนี้ 1. คลิกเลือกเซลล์ที่จะใส่สูตร 2. พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) ตามด้วยตำแหน่งเซลล์โดยพิมพ์ลงในเซลล์ 3. กด Enter
1. คลิกเลือกเซลล์ที่จะใส่สูตรพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) 2. ใช้เมาส์คลิกเลือกเซลล์แรกที่ต้องการคำนวณ 3. พิมพ์เครื่องหมายการคำนวณ ตามที่ต้องการ 4. ใช้เมาส์คลิกเลือกเซลล์ที่สองแล้วกด Enter
สูตรคำนวณที่พิมพ์ไปแล้วถ้ามีข้อผิดพลาดเราสามารถแก้ไขได้ 3 วิธีสามารถปฏิบัติได้ดังนี้ 1. แก้ไขแถบสูตร 1. ใช้เมาส์คลิกเลือกเซลล์สูตรที่ต้องการแก้ไข 2. ใช้เมาส์คลิกแถบสูตรแล้วทำการแก้ไขสูตรให้ถูกต้อง 2. ใช้ฟังก์ชันF2 ใช้เมาส์คลิกเลือกเซลล์สูตรที่ต้องการแก้ไขกดฟังก์ชัน F2 ทำการแก้ไขสูตรในเซลล์ให้ถูกต้อง 3. ดับเบิลคลิกในเซลล์สูตร ใช้เมาส์ดับเบิลคลิกเซลล์สูตรที่ต้องการแก้ไข แล้วทำการแก้ไขสูตรในเซลล์ให้ถูกต้อง
การคัดลอกสูตรการคำนวณโดยอ้างอิงตำแหน่งเซลล์มีข้อดีคือ มีความรวดเร็ว มีความถูกต้องของข้อมูล และที่สำคัญสามารถคัดลอกสูตรคำนวณที่มีลักษณะหรือรูปแบบเดียวกัน ไม่ต้องเสียเวลาในการพิมพ์สูตรใหม่ให้เสียเวลา ซึ่งสามารถปฏิบัติได้ 3 วิธีดังนี้
1. ใช้เมาส์ - ใช้เมาส์คลิกเซลล์สูตรต้นฉบับ เลื่อนเมาส์ไปตำแหน่งมุมด้านขวาล่างให้สัญลักษณ์เมาส์แสดงกากบาทสีดำ -กดปุ่มเมาส์ด้านซ้ายค้างไว้ลากไปตำแหน่งที่ต้องการ แล้วปล่อยเมาส์ 2. ใช้แป้นพิมพ์ - ใช้เมาส์คลุมดำเซลล์สูตรต้นฉบับและเซลล์ที่ต้องการคัดลอกสูตร - กดฟังก์ชัน -กด Ctrl+Enter 3. ใช้คำสั่งคัดลอก -ใช้เมาส์คลุมดำเซลล์สูตรต้นฉบับ -เลือกคัดลอก
-คลุมดำเซลล์ที่ต้องการคัดลอก 4. เลือกวาง 5. ผลลัพธ์
การอ้างอิงตำแหน่งเซลล์เพื่อใช้ในการคำนวณมีรูปแบบการอ้างอิง 3 รูปแบบดังนี้ 1. การอ้างอิงเซลล์แบบสัมพัทธ์ การอ้างอิงเซลล์แบบสัมพัทธ์ (Relative Reference) เมื่อเซลล์ถูกคัดลอกไปตำแหน่งเซลล์อื่นตำแหน่งเซลล์จะถูกเปลี่ยนตามโดยอัตโนมัติ เช่น เซลล์ E2 ใส่สูตร =C2*D2 เมื่อคัดลอกสูตรไปตำแหน่ง E3 สูตรจะเปลี่ยนเป็น =C3*D3 ให้โดยอัตโนมัติ ยกตัวอย่างเช่น
2. การอ้างอิงเซลล์แบบสมบูรณ์
3. การอ้างอิงเซลล์แบบผสม การอ้างอิงเซลล์แบบผสม (Mixed Reference) เป็นการผสมระหว่างการอ้างอิงแบบสัมพัทธ์และแบบสมบูรณ์ จะใช้ในกรณีที่ต้องการให้ตำแหน่งเซลล์เปลี่ยนบ้างหรือคงที่บ้าง เช่น F$2 หมายถึง F จะเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการคัดลอกสูตรไปคอลัมน์อื่น แต่ 2 จะคงที่ไม่เปลี่ยนแปลงตามหมายเลขบรรทัดของแถวที่ถูกคัดลอก
การคำนวณข้ามแผ่นงานเป็นการอ้างอิงเซลล์ที่อยู่คนละแผ่นงาน มีรูปแบบการคำนวณดังนี้ “=ชื่อของแผ่นงานตามด้วยเครื่องหมาย !ชื่อเซลล์ที่อ้างอิงถึง” เช่น Sheet1!A5+Sheet2!A6ในการสร้างสูตรคำนวณสามารถใช้เมาส์เลือกตำแหน่งเซลล ์หรือใช้คีย์บอร์ดพิมพ์สูตรยกตัวอย่างดังนี้ การหาผลรวมของยอดขายประจำเดือน มกราคม กุมภาพันธ์ และมีนาคมซึ่งข้อมูลอยู่คนละแผ่นงาน สามารถปฏิบัติได้ดังนี้ 1. สร้างตารางข้อมูลเดือนมกราคม กุมภาพันธ์ และมีนาคม ให้อยู่คนละแผ่นงาน 2. ใช้เมาส์คลิกเซลล์ที่ต้องการคำนวณพิมพ์สูตรดังนี้ =มกราคม!E10+กุมภาพันธ์!E10+มีนาคม!E8
การใช้ฟังก์ชัน (Function) คำนวณค่าต่างๆ เป็นการคำนวณที่มีความสะดวกรวดเร็วเพียงแค่ พิมพ์ฟังก์ชันและใส่ค่า อาร์กิวเมนต์ (Argument) ก็สามารถคำนวณได้แล้วโปรแกรมตารางคำนวณ (Microsoft Office Excel 2013) มีฟังก์ชันให้ใช้งานมากมาย แต่ละฟังก์ชันใช้งานแตกต่างฟังก์ชันมีส่วนประกอบดังนี้=ชื่อฟังก์ชัน(ค่า Argument1, ค่า Argument2, ค่า Argument) เช่น =SUM(A1+D2), =MAX(B2:B9), =AVERAGE(D4:F6) เป็นต้น
1. ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ 2. ฟังก์ชันทางตรรกะศาสตร์ 3. ฟังก์ชันที่เกี่ยวกับวันที่ 4. ฟังก์ชันที่เกี่ยวกับเวลา 5. ฟังก์ชันที่เกี่ยวกับการเงิน 6. ฟังก์ชันที่เกี่ยวกับตัวอักษร 7. ฟังก์ชันทางสถิติ 8. ฟังก์ชันในการค้นหาข้อมูล 9. ฟังก์ชันทางด้านวิศวกรรม 10. ฟังก์ชันในการจัดการฐานข้อมูล
1. พิมพ์ฟังก์ชันลงในเซลล์หรือพิมพ์บนแถบสูตร การพิมพ์ฟังก์ชันลงในเซลล์หรือพิมพ์บนแถบสูตรสามารถปฏิบัติได้ดังนี้ ใช้เมาส์เลือกเซลล์ที่จะสร้างฟังก์ชันคำนวณแล้วพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) พิมพ์ฟังก์ชันตามที่ต้องการ แล้วกด Enter 2. เลือกจากฟังก์ชันไลบรารี (Function Library) การเลือกจากฟังก์ชันไลบรารี สามารถเรียกใช้งานได้อย่างสะดวก ซึ่งอยู่ใน ริบบอน แท็บสูตร โดยฟังก์ชันไลบรารีจะแยกฟังก์ชันออกเป็นประเภทต่างๆ มากมาย
1. ใช้เมาส์เลือกเซลล์ที่จะสร้างฟังก์ชันคำนวณ 2. เลือกแท็บสูตร 3. เลือกจากฟังก์ชันไลบรารีที่ต้องการ 4. เลือกประเภท 5. เลือกฟังก์ชันที่ต้องการ 6. ตกลง 7. ระบุเซลล์ที่ต้องการหาผลรวม 8. ตกลง 9. เลือกฟังก์ชันจาก Name Box
อ้างอิง:https://youtu.be/D4jd_vYY4Z4
