3.1 โปรแกรมด้านงานเอกสารสำนักงาน
ซอฟต์แวร์สำนักงาน

การนำซอฟต์แวร์ประยุกต์มาใช้ในหน่วยงานนั้น สามารถนำมาจากซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นโดยหน่วยงานภายในของหน่วยงานเอง หรือจัดซื้อซอฟต์แวร์จากบริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์นั้นๆ โดยตรง ซึ่งปัจจุบันนี้ซอฟต์แวร์ชุด สำนักงานต่างๆ เช่น โปรแกรมสร้างเอกสาร โปรแกรมตารางคำนวณ และโปรแกรมสร้างการนำเสนองาน เป็นต้น เป็นที่นิยมใช้งานทั้งในองค์กร บริษัท หน่วยงาน และสถาบันการศึกษา ต่างๆ สำหรับตัวอย่างซอฟต์แวร์สำนักงาน ได้แก่ ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ และโอเพน ออฟฟิศดอทอ๊อก (ชุดโปรแกรมภาษาไทย คือ ปลาดาวออฟฟิศ และออฟฟิศทะเล) เป็นต้น

โปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิศ เป็นโปรแกรมชุดสำนักงาน ที่พัฒนาโดยบริษัทไมโครซอฟต์ เป็นโปรแกรมที่ครองส่วนตลาดมากที่สุดในขณะนี้ สำหรับชุดโปรแกรมนี้เป็นชุดโปรแกรมที่มีการกำหนดค่าลิขสิทธิ์ในการใช้งาน และได้มีการพัฒนาต่อเนื่องหลายเวอร์ชันโดยในแต่ละเวอร์ชันก็มีหลายแพคเกจ ที่เหมาะสมกับขนาดองค์กร ปัจจุบันได้มีเวอร์ชันที่ออกมาให้ผู้ใช้ ได้ลองใช้งาน คือ ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ 2007

โปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิศประกอบด้วย 6 โปรแกรมหลักดังต่อไปนี้

โปรแกรมจัดการเอกสาร (Microsoft Word)
โปรแกรมตารางคำนวณ (Microsoft Excel)
โปรแกรมสร้างการนำเสนองาน (Microsoft PowerPoint)
โปรแกรมจัดการข้อมูล (Microsoft Access)
โปรแกรมช่วยออกแบบและสร้างฟอร์ม (Microsoft Infopath)
โปรแกรมจัดการสื่อสารและการทำงาน (Microsoft Outlook)
โปรแกรมช่วยสร้างงานสิ่งพิมพ์ (Microsoft Publisher)

1.Microsoft Word

เป็นโปรแกรมประเภท word processor ที่ใช้เหมาะสำหรับการพิมพ์รายงาน พิมพ์จดหมาย หรือจะใช้สำหรับแต่งนิยายก็ยังได้ เป็นหนึ่งในโปรแกรม ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ ซึ่งมีพัฒนาการอย่างต่อเนื่อง หลากหลายเวอร์ชั่น เป็นโปรแกรมประมวลผลคำที่พัฒนาโดยไมโครซอฟท์

การใช้โปรแกรมเบื้องต้น

หลายๆคนจะคุ้นเคยกับโปรแกรมนี้ การใช้งานโปรแกรมนี้นั้นทำเหมือนการเขียนเอกสารทั่วไปไม่มีอะไรพิเศษ แต่โปรแกรมนี้ก็ทำอะไรได้หลายอย่างเช่น ใส่ตาราง และบวกเลขได้ ใส่หมายเลขหน้า แบบอัตโนมัติ ใส่หน้าปกอัตโนมัติ มี Templates สวยๆ ให้เลือกใช้งาน เป็นต้น

ข้อดี-ข้อเสียของโปรแกรม
ข้อดี

• ระบบอัตโนมัติต่างๆ ที่ช่วยในการทำงานสะดวกขึ้น
• สามารถแทรกรูปภาพ กราฟ หรือผังองค์กรลงในเอกสารได้
• ตกแต่งเอกสารได้ง่ายและรวดเร็ว

ข้อเสีย

• อาจหาอุปกรณ์บางอย่างไม่เจอเพราะมี ฟังก์ชันการใช้งานมาก
• เป็นสินค้ามีลิขสิทธิ

ความยาก-ง่ายในการใช้

ใช้งานได้ง่าย มีความสะดวก รวดเร็ว
ประวัติโดยย่อ
เปิดตัวเป็นครั้งแรกในปี ค.ศ. 1983 ภายใต้ชื่อ Multi-Tool Word สำหรับระบบปฏิบัติการ Xenix โดยมีเวอร์ชันอื่นๆ ออกมาอีกภายหลังเพื่อทำงานเขียนสำหรับแพลตฟอร์มอื่นๆ

3.1.1 ขั้นตอนการติดตั้งเอกสาร

ติดตั้ง Office
1.ขึ้นอยู่กับเบราว์เซอร์ของคุณ เลือก เรียกใช้ (ใน Microsoft Edge หรือ Internet Explorer) การตั้งค่า (ใน Chrome) หรือ บันทึกไฟล์ (ใน Firefox)
ถ้าคุณเห็นการแจ้งเตือนของส่วนควบคุมบัญชีผู้ใช้ที่ระบุว่า คุณต้องการอนุญาตให้แอปนี้ทำการเปลี่ยนแปลงอุปกรณ์ของคุณหรือไม่ เลือก ใช่

เริ่มการติดตั้ง

การติดตั้งของคุณจะเสร็จสิ้นเมื่อคุณเห็นข้อความ "เรียบร้อย! Office ของคุณได้รับติดตั้งแล้วในขณะนี้" และมีภาพเคลื่อนไหวที่แสดงว่าคุณจะค้นหาแอปพลิเคชัน Office ได้ที่ไหนบนคอมพิวเตอร์ของคุณ จากนั้นให้เลือก ปิด

เปิดใช้งาน Office
1. เมื่อต้องการเปิดแอป Office ให้เลือกปุ่ม เริ่ม (มุมซ้ายล่างของหน้าจอ) และพิมพ์ชื่อของแอป Office อย่างเช่น Word
2. ถ้าคุณมี Windows 8.1 หรือ 8.0 ให้พิมพ์ชื่อของแอป Office บนหน้าจอเริ่มต้นไม่พบแอป Office ของคุณใช่ไหม
3.เมื่อต้องการเปิดแอป Office ให้เลือกไอคอนในผลลัพธ์การค้นหา
เมื่อแอป Office เปิดขึ้นแล้ว ให้ยอมรับข้อตกลงสิทธิ์การใช้งาน Office จะเปิดใช้งานและพร้อมให้ใช้งาน

3.2 โปรแกรมด้านการคำนวณและวิเคราะห์ข้อมูลสำนักงาน

Microsoft Excel

Microsoft Excel
เป็นสเปรดชีตพัฒนาโดยไมโครซอฟท์สำหรับของ Windows , MacOS , Androidและ iOS นอกจากนี้ยังมีการคำนวณเครื่องมือกราฟตารางเดือยและแมโครภาษาโปรแกรมที่เรียกว่าVisual Basic สำหรับ Applications มันเป็นสเปรดชีตที่ใช้กันอย่างแพร่หลายมากสำหรับแพลตฟอร์มเหล่านี้

ข้อดี-ข้อเสียของโปรแกรม
ข้อดี

• ใช้งานง่าย
• ใช้คำนวนได้
• ทำตารางได้หลากหลาย

ข้อเสีย

• ขนาด XLS-file ใหญ่กว่า file ข้อมูลของโปรแกรม Database
• ไม่สามารถใช้งานแบบ Multi Users

ความยาก-ง่ายในการใช้
ใช้งานได้ง่าย มีความสะดวก รวดเร็ว
ประวัติโดยย่อ
พัฒนาโดยบริษัทไมโครซอฟท์ และเป็นโปรแกรมหนึ่งในชุดไมโครซอฟท์ ออฟฟิศ สำหรับจัดการและคำนวณข้อมูลในรูปแบบตาราง อีกทั้งสามารถจัดทำกราฟ แผนภูมิเพื่อแสดงผลข้อมูลได้